Mobiele GPS via de sigarettenaansteker
“Weten waar je auto’s zijn is tegenwoordig een must om efficiënt te kunnen werken”, vindt Dirk Louwsma, directeur van DLC Sneldistributie in Franeker. De koerier gebruikt hiervoor het GPS-Buddy fleetmanagementsysteem. Nieuw is een GPS-unit die in de sigarettenaansteker kan worden gestoken. “Zo houd je ook ingehuurde auto’s in het oog.”
DLC Sneldistributie heeft 48 bestelauto’s op de weg en is gespecialiseerd in ‘sameday delivery’ van onder andere gevoelige zendingen en luchtvracht vanaf Schiphol. Ook vervoert het bedrijf ADR-goederen en medische producten. “We leveren door heel Nederland, maar zijn natuurlijk het sterkst in het noorden”, vertelt Louwsma. DLC heeft hier drie vestigingen met in totaal zo’n 55 medewerkers: in Franeker (hoofdkantoor), Emmeloord en Groningen.
Kwaliteit staat hoog in het vaandel van het Friese bedrijf. “Daarom werken we alleen met onze eigen chauffeurs”, zegt Louwsma. Om hen zo efficiënt mogelijk aan te kunnen sturen, schafte DLC eind vorig jaar het GPS-Buddy fleetmanagementsysteem aan. “Doorslaggevend
voor onze keuze was niet alleen hoe het systeem functioneert, maar ook de service van de leverancier”, licht Louwsma toe. “Die is bij GPS-Buddy goed geregeld.”
Garmin
Het fleetmanagementsysteem van GPSBuddy bestaat uit een voertuigunit die wordt gekoppeld aan een Garmin-navigatiesysteem. “De Garmin gebruiken we toevallig al een paar jaar”, vertelt Louwsma. In combinatie met de GPSBuddy unit kunnen via dit navigatiesysteem ook berichten worden ontvangen en verstuurd, terwijl op kantoor ‘live’ te volgen is waar de wagens rijden. “De planner ziet op zijn beeldscherm in één oogopslag waar de auto’s zijn. Zo is snel duidelijk wie een nieuwe opdracht het beste kan gaan uitvoeren”,
legt Louwsma uit. “Bellen met chauffeurs is hiervoor niet meer nodig.” Berichten uitwisselen
Een goede ondersteuning voor DLC’s planning is ook de mogelijkheid om berichten uit te wisselen met de Garmin. Louwsma hierover: “In de GPSBuddy software kun je berichten aanmaken en doorsturen naar het navigatiesysteem.” DLC gebruikt dit vooral om nieuwe laadadressen en de bijbehorende referenties en codes door te geven aan de chauffeur. Die wordt met een pieptoon door de Garmin gewaarschuwd dat er nieuw bericht is binnengekomen. Louwsma: “We kunnen op kantoor zien of het bericht goed is overgekomen en geopend, maar voor de zekerheid stuurt de chauffeur altijd nog even een bevestiging terug.” Die kan hij intypen op het display van het navigatiesysteem. Praktisch is ook dat de chauffeur op het laadadres de Garmin mee uit de auto kan nemen om de benodigde laadreferentie en -codes aan de klant te laten zien.
Km-administratie
De GPS-Buddy unit registreert onder andere de gereden kilometers, de routes en de snelheid. Ook wordt vastgelegd waar en hoelang de auto stilstaat. De unit verstuurt deze gegevens als GPRS-bericht naar de GPS-Buddy server, waarna de gebruiker ze via een eigen login op internet kan bekijken. Ook zijn verschillende rapporten op te vragen, zoals ritrapporten, de urenregistratie van de chauffeurs en een onderhoudshistorie. “Belangrijk voor ons is een sluitende kilometeradministratie omdat we privé geen gebruik maken van onze bedrijfswagens”, zegt Louwsma. Hij geeft aan dat de fiscus hierop streng controleert.
“En als blijkt dat één chauffeur geen sluitende administratie heeft, krijgen alle chauffeurs een bijtelling.” Met de hand was het voor DLC’s chauffeurs geen doen om de juiste kilometeradministratie bij te houden. “Daar zorgt GPS-Buddy nu voor”, aldus Louwsma.
Alle ritrapporten blijven veertien maanden opgeslagen in het systeem. “Dat is ook handig bij boetes”, vindt Louwsma. “We kunnen gemakkelijk terugzoeken welke chauffeur het was en
of de auto daadwerkelijk op de aangegeven plaats en tijd aanwez ig is geweest.” Welke chauffeur op een auto rijdt, wordt geregistreerd via een speciale, persoonsgebonden sleutel. Louwsma: “Voordat hij gaat rijden, houdt de chauffeur deze sleutel bij een speciale knop op het dashboard. Zo meldt hij zich aan op het GPS-Buddy systeem en is vervolgens bekend bij de planning.” Sigarettenaansteker DLC werkt hoofdzakelijk met ingebouwde GPS-Buddy voertuigunits. “Dat is voor het dagelijkse gebruik toch praktischer”, vindt Louwsma. Daarnaast heeft het bedrijf nu één mobiele voertuigunit die werkt op de sigarettenaansteker.
“Als een auto naar de garage moet en we huren er één, dan kunnen we toch doorwerken met het fleetmanagementsysteem.” De chauffeur krijgt dan de losse GPS-Buddy unit mee, steekt een speciale voeding in de sigarettenaansteker en plugt nog een stekkertje in de Garmin om beide systemen met elkaar te verbinden. “Dat werkt prima”, is de ervaring van
Louwsma. DLC investeerde zo’n € 1500,- per auto in het fleetmanagementsysteem. Daar zit de GPS-Buddy voertuigunit, het Garmin-navigatiesysteem en een driejarig abonnement op de GPS-Buddy software bij in. Er komt nog wel een GPRS-abonnement bij voor de datacommunicatie, waarvoor DLC ongeveer € 200,- voor drie jaar betaalt. “Maar deze bedragen verdienen we gemakkelijk terug”, zegt Louwsma. “Binnen hooguit een half jaar.”
