Een digitaal platform dat bedrijven in staat stelt om in te kopen bij lokale, innovatieve foodproducenten. Met een fijnmazig distributienetwerk dat de garantie biedt voor tijdige aflevering conform de juiste temperatuurcondities. Dat is de belofte van QSTA, dat daarvoor leunt op het ritplanningssysteem RouteLogic.
QSTA is een online versmarkt voor restauranthouders, supermarkteigenaren, slagers, bakkers en andere ondernemers in de foodsector. Zij kunnen snel en eenvoudig door het assortiment klikken en bestellen wat ze nodig hebben zonder ingewikkelde registratieprocedures te hoeven doorlopen. Als ze dat voor 18.00 uur doen, hebben ze hun bestelling de volgende dag al in huis. “QSTA is een digitaal platform waaraan een fijnmazig distributienetwerk is gekoppeld. Daarmee bieden wij een springplank aan lokale startups met innovatieve foodproducten die hun vleugels willen uitslaan naar de rest van Nederland”, vertelt directeur Rian Faaij van QSTA.
Ruim een jaar na de start beschikt QSTA over twaalf Ford-bestelauto’s die zes dagen per week de weg opgaan. De meest efficiënte ritten tellen zo’n 25 tot 28 afleveradressen. “Het gaat best hard”, beaamt Faaij. “Veel startups doen de logistiek aanvankelijk zelf, maar ontdekken al snel dat een landelijke operatie erg complex en duur is. En omdat wij de bestellingen van al die startups bundelen, krijgen onze klanten minder bestelauto’s aan de deur.”
Zware infrastructuur
QSTA is een initiatief van Wernsing Food Family, een Duits familiebedrijf dat Nederland als proeftuin heeft uitgekozen. “De afstanden zijn hier kort en de bevolking is extreem internet-minded. Dat maakt Nederland tot het perfecte land om te leren hoe we een digitaal platform met fijnmazig distributienetwerk moeten runnen. Als we hier succes hebben, willen we het concept zo snel mogelijk uitbreiden naar heel West-Europa en Scandinavië. Daarom hebben we meteen vanaf de start geïnvesteerd in een zware infrastructuur, zodat we eenvoudig kunnen opschalen naar landen als Frankrijk of Duitsland”, legt Faaij uit.
Een cruciaal onderdeel van die infrastructuur is het ritplanningssysteem RouteLogic. Als alle bestellingen om 18.00 uur binnen zijn, slaan de algoritmes van RouteLogic direct aan het rekenen. Na een paar minuten toont het systeem een lijst met ritten die geoptimaliseerd zijn op onder meer beladingsgraad, rijafstanden en rijtijden. “Op dat moment weten we hoeveel bestelauto’s en chauffeurs we nodig hebben”, stelt Faaij.
Drie temperatuurzones
Wat Faaij waardeert aan RouteLogic is het grote aantal parameters waarmee de algoritmes rekening houden. Denk aan de venstertijden van winkelgebieden, de openingsuren van klanten of de stoptijden die flink uiteen kunnen lopen. “Op het ene afleveradres kun je voor de deur parkeren en is de chauffeur snel weer weg. Voor het andere afleveradres moet hij eerst drie straten door of via een steegje achterom. Hoe nauwkeuriger we de stoptijden vastleggen, hoe betrouwbaarder de planning uiteindelijk wordt.”
Een bijzondere parameter is de temperatuur waarbij de producten vervoerd moeten worden. Elke bestelauto beschikt daarvoor over drie temperatuurzones die naar behoefte kleiner of groter kunnen worden gemaakt. “We hebben per product vastgelegd of het gaat om een diepvriesproduct, een gekoeld product of een product op kamertemperatuur. Als de planning klaar is, weten we per bestelauto hoe groot de temperatuurzones moeten zijn. Daarbij houdt RouteLogic rekening met de maximale grenzen van elke temperatuurzone. We kunnen een bestelauto bijvoorbeeld niet volledig inzetten voor diepvriesproducten. Daarvoor is het koelvermogen simpelweg niet groot genoeg”, vertelt Wouter de Bruin, online marketeer bij QSTA.
Herberekening
RouteLogic doet meer dan alleen ritten plannen. Als de ritplanning rond 18.30 uur definitief is, ontvangen de klanten een eerste indicatie van het aflevertijdstip inclusief een code voor tracking & tracing. Als de bestelauto’s de volgende ochtend vertrekken, ontvangen ze een update met het exacte tijdvak. “Vanaf het moment dat de chauffeur wegrijdt, kunnen klanten real-time de voortgang van de rit volgen. Als de chauffeur in een file staat of een spoedopdracht krijgt, volgt automatisch een herberekening van de aankomsttijden. Per klant kunnen we instellen bij hoeveel vertraging hij een update ontvangt”, verklaart Faaij.
Ook chauffeurs hebben profijt van RouteLogic. Als ze ’s ochtends op hun tablet de RouteLogic-app opstarten, zien ze de lijst met adressen die ze die dag in de aangegeven volgorde dienen af te werken. Als ze op het eerste adres klikken, wordt direct het navigatiesysteem opgestart. “Bij aflevering kan een chauffeur de klant laten tekenen voor ontvangst en eventueel nog wat eigen opmerkingen daaraan toevoegen. Die informatie is vervolgens direct beschikbaar op kantoor”, aldus Faaij, die eraan toevoegt dat deze functionaliteit later pas is toegevoegd. “Dat was bij de start een harde eis. Wij willen volledig papierloos werken, ook omdat op het laatste moment vaak van alles verandert. Voordat je het weet, zit je te werken met verouderde documenten. Nu beschikken we op kantoor op elk moment over de meest actuele informatie en digitale documenten.”
CO2-uitstoot
De ervaring met RouteLogic is goed, mede door de bereidheid van het softwarebedrijf om het systeem samen verder te ontwikkelen. “Wij zijn nu aan het onderzoeken hoe we duurzaamheidsrapportages kunnen opzetten, zodat we onze klanten en leveranciers kunnen informeren over onder meer de CO2-uitstoot. Die informatie zit al in RouteLogic, alleen nog niet gedetailleerd genoeg. Daarvoor is het nodig om bijvoorbeeld ook de uitstoot van de bestelauto’s te kunnen vastleggen”, verklaart Faaij.
Uiteindelijk moet QSTA uitgroeien tot een digitaal platform inclusief self-service portal waarin klanten alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Niet alleen over assortimenten, prijzen, voorraden en facturen, maar ook over CO2-uitstoot per bestelling en het temperatuurverloop tijdens de rit. “Dat is de fase waarin we nu zitten. Het eerste jaar hebben we nodig gehad om de logistieke processen te finetunen en leverbetrouwbaarheid op orde te brengen. Nu komen we toe aan de interessante zaken waarmee we voor onze klanten nog meer waarde kunnen genereren.”
Tekst: Marcel te Lindert – Foto’s: Koos Groenewold, QSTA
