Een werkgever die aan zijn werknemer een verbod oplegt om de bestelauto ‘van de zaak’ privé te gebruiken, moet hij dat verbod schriftelijk vastleggen en het document bewaren in de loonadministratie. Doet hij dit niet, dan is de kans groot dat er toch een naheffingsaanslag voor privégebruik wordt geheven.
Dat melden diverse bronnen op basis van een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden. De zaak sleept al langer en gaat om een hoveniersbedrijf dat al in het vorige decennium bestelauto’s aan haar werknemers ter beschikking stelde. Het bedrijf had daarbij schriftelijk vastgelegd dat privé-gebruik van de auto’s niet toegestaan. Voldoende, dacht het hoveniersbedrijf, maar daar dacht de inspecteur van belastingen anders over. Hij vond dat er van een verbod geen sprake was, noteerde een ondeugdelijke rittenadministratie en legde een naheffingsaanslag op. Het hoveniersbedrijf ging daartegen in bezwaar, en later in beroep toen de rechtbank het oordeel van de belasting bevestigde.
Nu geeft het Gerechtshof aan dat het hoveniersbedrijf niet aannemelijk had gemaakt dat er een verbod was op het privégebruik van de bestelauto. Er was namelijk geen schriftelijke vastlegging van het verbod in de loonadministratie te vinden. Zonder schriftelijke vastlegging daarin was er geen sprake van een verbod op privégebruik. De bijtelling had dus niet achterwege 
mogen blijven. Voor wat betreft de kilometeradministratie gaf de rechter aan dat niet duidelijk was geworden wanneer en waar de bestelauto had gestaan bij grote projecten. Ook het doel van een aantal ritten was niet te achterhalen. Het hof vond daarom dat de inspecteur terecht rekening had gehouden met een bijtelling privégebruik bestelauto bij de werknemer omdat de rittenadministratie van de werknemer niet betrouwbaar was.
Wie zijn werknemer wil verbieden privé in de bestelauto van de zaak te leggen, moet dus denken aan de volgende voorwaarden: het verbod moet schriftelijk zijn vastgelegd; de vastlegging van het verbod moet bij de loonadministratie worden bewaard; er moet voldoende toezicht op de naleving van het verbod zijn en er wordt een passende sanctie opgelegd als overtreding van het verbod plaatsvindt.
