Bent u op alle momenten van de dag klaar voor een onverwacht bezoek van de Belastingdienst? De Belastingdienst kan een controle uitvoeren op uw ritregistratie. Zorg dat u op de hoogte bent van de voorwaarden waar uw ritregistratie aan moet voldoen. Niet alleen om de eigen administratie op orde te houden, maar ook om boetes te voorkomen. In dit artikel gaan we dieper in op de reden waarom de Belastingdienst controles uitvoert en een checklist die u bij de hand kunt houden.
Wat houdt ritregistratie in?
Binnen een ritregistratie wordt bijgehouden wanneer en hoeveel kilometer een medewerker met een zakelijk voertuig heeft gereden. Denk hierbij aan een vrachtwagen, bestelauto of zakelijke auto. De geregistreerde ritten vormen een overzicht van alle gereden ritten per kalenderjaar. Komt de Belastingdienst op onverwacht bezoek? Dan maakt u aan de hand van de ritregistratie gegevens inzichtelijk hoeveel kilometers privé en zakelijk zijn gereden.
Misschien heeft u ook wel eens gehoord van een ‘sluitende ritregistratie’. Hierbij controleert u bij de eindbestemming de kilometerteller eindstand van uw zakelijk voertuig. Deze moet gelijk zijn aan de beginstand van de volgende rit. Gelukkig hoeft u dit niet handmatig te controleren en registreren. Een automatisch ritregistratie systeem houdt deze gegevens standaard bij. Dat scheelt u een hoop werk en tijd. Daarnaast is een automatisch ritregistratie systeem minder foutgevoelig.
Waarom controleert de Belastingdienst uw gereden zakelijke ritten?
De Belastingdienst is gebaat bij een actuele en correcte ritregistratie. Het registreren van de gereden ritten is een controlemiddel voor het privégebruik van een auto van de zaak. Wanneer een medewerker een zakelijke auto privé gebruikt, is er sprake van bijtelling. Dat houdt in dat een ritregistratie niet nodig is.
Wordt de zakelijke auto niet gebruikt voor het rijden van privékilometers? Dan dient de bestuurder van het zakelijk voertuig de “Verklaring geen privégebruik auto” te tekenen. Deze is voor onbepaalde tijd geldig. Daarnaast moet u aan de hand van een sluitende ritregistratie aantonen dat de bestuurder niet meer dan 500 kilometer in een kalenderjaar privé heeft gereden.
Ritregistratie; blijf ik onder de 500 privékilometers in een kalenderjaar?
Voor u de verklaring invult dient de bestuurder een berekening te maken of hij verwacht onder de 500 privékilometers te blijven. De berekening is afhankelijk van een aantal verschillende elementen:
- U heeft het hele jaar een auto van de zaak.
Zeker wanneer u behoorlijk wat kilometers aflegt wordt vaak van deze optie gebruik gemaakt. Hierbij is het aantal gereden privékilometers in het kalenderjaar het aantal privékilometers dat u met de auto van de zaak heeft gereden. - U heeft niet het hele jaar beschikking over de auto van de zaak.
Bij sommige bedrijven wordt gebruik gemaakt van een poule waarbij meerdere medewerkers gebruik maken van de auto. In deze situatie moet u onder de grens van 500 privékilometers per jaar blijven. Bereken hoeveel kilometer u in de betreffende periode mag rijden, zodat u bij het omrekenen naar een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. - In de loop van het kalenderjaar krijgt u een auto van de zaak.
In deze situatie berekent u het totaal aantal privékilometers dat u in het jaar met de auto’s rijdt. Ongeacht het wisselen van auto’s moet u kunnen aantonen dat u onder de 500 privékilometers blijft. Wisselt u van werkgever? De gereden privékilometers van uw vorige werkgever tellen dan niet mee voor uw nieuwe werkgever.
Checklist voor uw ritregistratie
Het is belangrijk om op de hoogte te zijn welke gegevens in een ritregistratie moeten staan. Kunt u de juiste gegevens niet tonen aan de Belastingdienst? Dan riskeert u een boete. Deze boetes kunnen aardig in de papieren oplopen. Doe uw voordeel met onderstaande checklist en voorkom onnodige boetes:
Gegevens bij een sluitende ritregistratie:
- Auto merk, type en kenteken.
- In welke periode gebruik is gemaakt van de zakelijke auto.
- De ritgegevens (zie onderstaande lijst waaruit de ritgegevens moeten bestaan).
Ritgegevens per gereden rit:
- Datum van de rit.
- Wat de begin- en eindstand van de kilometerteller is.
- Wat het vertrek- en aankomstadres is. Heeft u een afspraak waar u heen moet rijden vanuit uw werk, om vervolgens weer terug te rijden naar het werk? Registreer dit als twee ritten.
- In sommige gevallen maakt u gebruik van een ongebruikelijke route. Geef in de ritregistratie deze route aan.
- De zakelijke kilometers.
- De kilometers die privé worden omgereden. Denk hierbij aan een rit waarbij u zowel zakelijke- als privé kilometers rijdt.
De Belastingdienst kan iedere dag van de week langskomen om uw ritregistratie te controleren. Voorkom vervelende situaties en zorg dat u bovenstaande gegevens kunt tonen. Het proces van het vastleggen van de ritgegevens kunt u automatiseren met een automatisch ritregistratie systeem. Zeker wanneer er sprake is van een groot wagenpark scheelt het u een hoop tijd.
